Per essere in equilibrio dal punto di vista finanziario è necessario seguire una semplice regola: le entrate del periodo devono essere superiori alle uscite. E’ importante quindi presidiare i crediti e le scadenze in modo da avere sempre la disponibilità liquida per sostenere i pagamenti programmati.

Per fare questo è fondamentale intervenire a monte, cioè da una corretta gestione dei crediti.

Il monitoraggio della situazione dei propri clienti aiuta a valutare se questi ultimi sono buoni pagatori o oppure no, se mediamente pagano puntualmente oppure in ritardo, e con che ritardo medio pagano, se hanno un importo scaduto ed eventualmente da quanto tempo. Più tempo infatti è trascorso dalla scadenza della fattura, più difficile sarà il recupero di tale credito.

Quindi è opportuno avere, per una sana e corretta gestione della propria attività, un quadro preciso e completo della situazione dei crediti nei confronti dei clienti. Molto spesso infatti capita di non avere l’esatta percezione dell’ammontare totale dei crediti, e non è un caso infrequente che tale ammontare venga sottostimato.

Per questa ragione diventa fondamentale dotarsi di uno strumento efficace per il monitoraggio dei crediti, degli incassi e degli scaduti e per poter effettuare dei solleciti in maniera puntuale in modo da accorciare il più possibile i tempi medi di incasso.

Questo è il primo requisito per avere un’azienda sana e in equilibrio finanziario, a prescindere dalle dimensioni o dal settore di attività.

Un altro aspetto importante da presidiare riguarda i ritardi nei tempi d’incasso.

Ci sono diversi modi per affrontare un ritardo nei pagamenti: nella maggior parte delle volte è sufficiente un sollecito amichevole, come ad esempio una email di reminder dopo qualche giorno dalla scadenza o a intervalli regolari. Un promemoria prima della scadenza sotto forma di email automatica, e un contatto via telefono o mail a distanza di breve tempo dalla data di scadenza del credito sono indispensabili per presidiare in maniera attiva il proprio credito e avere più probabilità di incassarlo in tempi brevi.

Vale la pena ricordare che esiste in Italia una legge che consente di addebitare al cliente un interesse sul periodo di ritardo del pagamento.

Un ulteriore comportamento utile è quello di richiedere un anticipo a inizio del mandato. Se il cliente è nuovo e non ha particolari referenze (ma questo può essere secondario), è fortemente raccomandabile richiedere un 20-30% di acconto ad inizio del mandato. In questo modo si effettuerà una scrematura a monte dei potenziali clienti (e non a valle, quando la prestazione è stata erogata) e il flusso di cassa ne trarrà beneficio. Mano a mano che questo comportamento verrà applicato e reso standard, si otterrà una policy consolidata che avrà un impatto fortemente positivo sull’equilibrio finanziario dell’azienda, oltre che garantire, da un punto di vista economico, la copertura dei costi di commessa.

InvoiceBuddy è particolarmente adatto per la gestione attiva dei crediti perché consente di visualizzare in tempo reale la situazione aggiornata di tutti i pagamenti, monitorare gli incassi, i clienti ritardatari e gli importi arretrati, consentendo inoltre inoltre di inviare i solleciti in modo automatico e tracciato. Con InvoiceBuddy è più facile avere sotto controllo tutti i crediti dell’azienda.

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