I clienti si dividono in due categorie, i clienti buoni e i clienti non buoni, e la misura della loro bontà è data da un unico parametro: la puntualità dei loro pagamenti. Se un cliente è un buon pagatore allora è un buon cliente: è un cliente da mantenere, da sviluppare, in altri termini su cui investire. Se un cliente non è puntuale nei pagamenti o addirittura ha ritardi elevati, non è un buon cliente e non solo non è un cliente su cui investire ma è un cliente da accompagnare alla porta quanto prima.

Ma è possibile “aiutare” i clienti a diventare migliori pagatori? In altri termini, come è possibile fare in modo che i clienti siano puntuali nei pagamenti? Due leve interessanti su cui fare delle riflessioni sono la modalità di incasso e i tempi di incasso.

Per attività continuative, ad esempio, può risultare molto efficace concordare degli importi minori cadenzati con una maggior frequenza rispetto a importi più consistenti e più diradati nell’arco dell’anno. Spesso il cliente apprezza la possibilità di suddividere gli importi dovuti su un piano con cifre più frequenti ma ridotte, in quanto più facilmente gestibili e programmabili. L’esborso rilevante può essere più impegnativo rispetto a cifre più ridotte, benchè più frequenti.

E’ quindi fondamentale, in fase di fatturazione, poter contare su uno strumento che consenta di produrre in maniera agevole e veloce tante fatture di piccoli importi e non più un’unica fattura di importo complessivo.

Un altro aspetto importante è quello di avvalersi di un mezzo di pagamento idoneo.

La modalità di pagamento può essere un elemento che può aiutare nell’incassare con maggior puntualità, ma a certe condizioni.

Il bonifico bancario, ad esempio, lascia al cliente una discrezionalità significativa sul rispetto della scadenza, ed è ben noto come spesso i clienti sfruttino questa discrezionalità in maniera maliziosa. In altre occasioni, tuttavia, il rispetto della scadenza salta per fattori diversi, quali la dimenticanza, la carenza organizzativa, gli imprevisti. In questi casi può essere d’aiuto valutare metodi d’incasso automatici, che non comportino l’autorizzazione del cliente in occasione di ogni scadenza, ma che prevedano un’autorizzazione preventiva per tutti i pagamenti a venire. E’ il caso dell’addebito in conto corrente a mezzo SSD.

Altre forme semi automatiche possono essere la richiesta di pagamento a mezzo ricevuta bancaria, o l’invio di un “pay per link” da effettuare con carta di credito.

Nel caso della ricevuta bancaria, viene inviata al cliente una richiesta di pagamento che il cliente visualizza direttamente nel proprio home banking. Questa richiesta è visibile alcuni giorni prima della scadenza e può essere pagata semplicemente dandone autorizzazione e senza quindi dover compilare alcun campo (come invece si deve fare per il bonifico).

Tuttavia, in caso di mancato pagamento del debitore alla scadenza, la banca qualifica la ricevuta come insoluta e la ritorna al fornitore. Questo comporta non solo l’addebito di alcune commissioni e la necessità di contattare il cliente e richiedere il pagamento, ma anche di veder rilevato dalla nostra banca un credito andato insoluto, e la percentuale di insoluti è un indicatore che più alto è e più influenza negativamente il rating che la banca assegna alla nostra azienda.

La ricevuta bancaria è quindi uno strumento molto utile e comodo, ma altrettanto rischioso (per non dire addirittura dannoso) nel caso in cui il cliente sia un’azienda poco affidabile.

Il pay per link è uno strumento interessante che si è affermato negli ultimi periodi. Si tratta di sfruttare una funzionalità presente nelle più famose piattaforme per la gestione dei pagamenti tramite carta di credito, quali ad esempio Stripe, che consente di generare un link che porta direttamente ad una pagina di checkout. In questa pagina il cliente può inserire i dati della propria carta di credito e può effettuare il pagamento dell’importo richiesto. Questo metodo può tornare molto utile per la gestione di importi di modesta entità, anche ricorrenti, per i quali è più facile effettuare il pagamento con carta di credito piuttosto che compilare una distinta per un bonifico.

Un altro aspetto interessante da considerare è il caso del mancato pagamento della fattura a causa di una dimenticanza da parte del cliente, “maliziosa” o meno che sia. In questi casi può tornare utile implementare un’attività di “kind reminding” che inviti il cliente a provvedere al saldo. Intervenire con tempestività su un credito scaduto è importante perché la probabilità di incassare un credito scaduto è tanto minore quanto più tempo si lascia trascorrere dalla scadenza. In questo caso è evidente come sia necessario dotarsi di una modalità di gestione degli scaduti: ovvero uno scadenzario evoluto che consenta con rapidità di vedere quando un credito non è stato incassato, quanti sono i giorni di ritardo, e che consenta di inviare i solleciti in modo facile e veloce, comprendendo i dati relativi alle fatture insolute e allegando i riferimenti per effettuare il pagamento.

InvoiceBuddy è uno strumento particolarmente efficace per la gestione dei crediti perché consente di avere in tempo reale la situazione aggiornata degli scaduti e delle partite a scadere. Con un solo click è possibile inviare un sollecito di pagamento al cliente e in più, grazie alla funzione analisi clienti è possibile monitorare il fatturato di ciascun cliente anno per anno, verificare la puntualità storica nei pagamenti, eventuali importi arretrati e da quanto tempo lo sono.

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