Quante volte capita di arrivare al termine della giornata lavorativa e di non essere in grado di fare un resoconto preciso delle attività svolte, né del tempo impiegato per portarle a compimento?

Tener traccia del tempo è fondamentale per capire esattamente che impegno di tempo ha richiesto ogni singolo compito, ma anche quanto tempo è stato “perso in attività irrilevanti”. Ma a cosa serve concretamente tutto ciò? I motivi sono svariati, ne riassumiamo qui di seguito i principali:

• i dati sono preziosi alleati per gestire la propria attività: la registrazione delle ore lavorate, dei progetti svolti e di altri aspetti rilevanti consente di convertire i dati in statistiche chiare. Questo permette, in seconda battuta, di identificare i costi principali e migliorare quindi i processi aziendali;
• capire l’efficienza delle persone: tenere traccia del tempo speso è funzionale a capire quanto efficienti e produttive possono essere le persone che lavorano nella nostra organizzazione;
• poter fatturare velocemente: un moderno ed efficace strumento di time tracking permette di avere in tempo reale un quadro completo dei progetti da svolgere, di quelli in corso di svolgimento e conclusi. Se queste informazioni sono poi collegate ad un sistema di fatturazione, l’invio delle fatture diventa un processo veloce e semplicissimo;
• trasparenza nei confronti dei clienti: un accurato sistema di registrazione dei tempi di lavoro permette in ogni momento di mostrare ai propri clienti cosa è stato svolto e quando. Queste informazioni possono tornare utili in fase di negoziazione del contratto, oppure possono dare supporto per la definizione del prezzo di vendita;
• monitoraggio dello stato di avanzamento di ogni incarico: la precisa consapevolezza della situazione presente consente anche di pianificare al meglio le attività future;
• conoscenza dei budget di progetto: poter calcolare il costo delle ore lavorate permette di sapere esattamente quale parte del budget è stata spesa in ogni momento nel corso del progetto.

COME GESTIRE IL TIME TRACKING

Esistono diversi modi per gestire il time tracking: di base è sufficiente una tabella nella quale sono identificati:

• l’operatore
• la data
• il quantitativo di tempo dedicato
• il cliente a cui la prestazione è rivolta
• una descrizione della prestazione effettuata
• una macro categoria di prestazioni cui l’attività eseguita afferisce

E’ semplice quindi potersi avvalere di file condivisi sul server o di fogli salvati in piattaforme di sharing quali Drive, Dropbox, OneDrive e via discorrendo, nei quali gli operatori possano segnare tutte le attività svolte per i vari clienti. Il problema è che queste soluzioni possono risultare poco efficienti: vi possono essere problemi di scrittura in contemporanea, difficoltà nell’aggregare i dati per ottenere delle informazioni di sintesi, rischio di cancellazione di dati in quanto salvati su una tabella “aperta” etc. Riportare poi i dati in fattura rappresenta un ulteriore passaggio e una conseguente perdita di tempo.

IL TIME TRACKING E LA FATTURAZIONE CON INVOICE BUDDY

Perché il tracciamento delle attività e dei tempi risulti un’attività gestibile e veloce da rilevare è fondamentale avvalersi di strumenti efficaci ed intuitivi: nasce da qui l’importanza di appoggiarsi ad una piattaforma integrata che da un lato permetta di segnare tutte le attività svolte per i clienti e dall’altro consenta di riportarle direttamente in fattura.

Per questo motivo InvoiceBuddy è particolarmente adatto per tutte le realtà che lavorano nel mondo dei servizi: grazie al modulo di time tracking integrato è semplice rilevare tutte le attività svolte a consuntivo per ogni cliente, potendo portarle in fattura in soli 3 click.

InvoiceBuddy è il primo software di fatturazione online interamente dedicato al mondo delle attività di servizi: professionisti, consulenti, freelance, agenzie e gruppi di lavoro.

Grazie al modulo integrato di registrazione delle attività è possibile registrare le attività svolte a consuntivo per il cliente, le ore impiegate o gli importi forfettari concordati. Con una procedura immediata possono essere riportate in fatturazione ed è possibile generare la fattura in pochi istanti, senza più perdere attività lavorate e da rendicontare.