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LEAN OFFICE: PERCHÉ APPLICARE IL “PENSIERO SNELLO” IN UFFICIO?

Quando si parla di lean office non si può far a meno di evocare le origini del metodo lean, un’idea rivoluzionaria che nasce tra il 1948 e il 1975 in Giappone, in pieno dopoguerra, negli stabilimenti della Toyota.

Una nazione in ginocchio tenta di risollevarsi, le aziende non possono attingere a risorse illimitate: devono ottimizzare. In quest’ottica si sviluppa un pensiero che porta tutti, dai dirigenti agli operai, a massimizzare ciò che si ha a disposizione.

Questo processo ha preso il nome di Just-in-time manufacturing, per identificare l’opera organizzativa di Sakichi Toyoda, Kiichiro Toyoda e Taiichi Ohno che si basa su un passo decisivo: “Reducing flow times within production system as well as response times from suppliers and to customers” (Ridurre i tempi di flusso all’interno del sistema di produzione, nonché i tempi di risposta da parte dei fornitori e dei clienti).

Principi del pensiero snello da portare in ufficio

Se, come abbiamo visto, il Lean thinking nasce nell’ambito della produzione industriale per far fronte ad una necessità impellente di ottimizzazione delle risorse, esso può essere applicato anche alla vita aziendale degli uffici.

Di seguito elenchiamo i 5 fondamenti del pensiero snello:

  • Individuare il flusso del valore per produrre il bene o il servizio; individuare ciò che viene definito come spreco (attività a valore vs sprechi).
  • Definire il valore dal punto di vista del cliente e mettere da parte quella che è una visione individuale.
  • Ridurre al minimo i tempi di attraversamento (Lead time) rendendo fluide tutte le operazioni, creando un percorso senza intoppi e riducendo i tempi morti.
  • Impostare il processo produttivo attraverso la logica pull e non push per ottimizzare il lavoro interno.
  • Raggiungere la perfezione attraverso un processo di continuo miglioramento interno.

Dei diversi punti elencati uno dei più importanti è sicuramente quello del meccanismo pull. Praticamente un cambio completo di mentalità produttiva in cui non si produce più in abbondanza per poi perdere il lavoro o immagazzinarlo, ma si ragiona in termini di segmentare l’opera intorno alla domanda, senza sprechi inutili (partire sempre dalla domanda)

Quindi perché adottare il Lean office?

In un contesto generale di forte concorrenza le aziende sono costrette a mantenere un livello costante di competitività e a dare ai propri clienti un valore aggiunto che le distingua dalle altre aziende.

Per essere competitive le aziende devono quindi ridurre gli sprechi (muda) ed eliminare le attività superflue, creando processi standardizzati ed efficaci (procedure).

Nell’elaborare le idee di miglioramento continuo la prima cosa da fare è ragionare su quali siano le attività a valore aggiunto e quali no.

Si possono distinguere tre attività sulla base del valore che hanno agli occhi di un cliente:

  • Attività che creano valore (VA): Comprendono tutte le lavorazioni necessarie a trasformare il prodotto per ottenere ciò che verrà venduto al cliente finale (in ambito produttivo per esempio sono la verniciatura, la fusione, l’assemblaggio…)
  • Attività che non creano valore ma necessarie (NVA): comprendono le operazioni che impegnano tempo ma che non aggiungono nessun valore al prodotto finale (trasporto, stoccaggio, riattrezzaggio delle macchine…)
  • Attività che non creano valore e non necessarie, che possono essere eliminate (SPRECHI)

L’obiettivo finale del metodo Lean è quindi quello di eliminare le attività non a valore aggiunto e non necessarie e minimizzare, dove possibile, quelle non a valore aggiunto, ma necessarie.

L’importanza degli strumenti che supportano la nostra attività

Abbiamo visto come in qualsiasi ambito aziendale (industriale/servizi) sia fondamentale ottimizzare tempi e risorse per eliminare gli sprechi, concentrandosi solo su attività a valore, per le quali i nostri clienti sono disposti a pagarci.

Per fare questo è importante appoggiarsi a programmi e software che siano di supporto alla programmazione e ottimizzazione delle attività.

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