25 Mag I “ladri di tempo” esterni.
Quante volta capita di arrivare fine giornata senza aver completato nemmeno la metà delle attività che ci eravamo prefissati di fare, nonostante la minuziosa programmazione.
Come può essere successo? E’ stata colpa dei “ladri di tempo”, che hanno rubato il nostro tempo senza che ce ne rendessimo nemmeno conto.
Imparare a proteggersi dai ladri di tempo è forse uno degli esercizi più difficili da imparare. Il primo passo è riconoscerli, capire dove e chi ci ruba il tempo è fondamentale per ricominciare ad essere padroni del nostro tempo.
È chiaro che alcuni ladri di tempo vanno oltre il nostro controllo: non potremo mai sapere se per strada incontreremo traffico per un incidente. Gli imprevisti ci sono e non possono essere gestiti o organizzati, ma la maggior parte dei ladri può essere controllata.
COME SALVARSI DAI LADRI DI TEMPO IN UFFICIO
Esaminiamo nel prossimo paragrafo i ladri di tempo ESTERNI, cioè quelli legati ad imprevisti, interferenze provenienti dall’esterno e a vincoli oggettivi.
Di seguito elenchiamo quelli che per lo più attentano alla nostra giornata lavorativa, e a seguire degli utili consigli per tenerli sotto controllo.
- Cambio di strategie/organizzazione aziendale: comprendere e far comprendere le ragioni del cambiamento, assumere la responsabilità sui risultati da conseguire (assunzione della leadership del cambiamento), pianificare il cambiamento ed essere flessibili (non pretendere di seguire lo stesso piano se il contesto è cambiato)
- Interruzioni telefoniche: filtrare le telefonate (segreteria telefonica) o delegare a collaboratori e colleghi, programmare e concentrare l’uso del telefono (stabilire giorni e orari in cui si ricevono chiamate), preparare i contenuti delle chiamate (per renderle più efficaci e concentrate), usare tecniche per abbreviare le telefonate (fissare a priori i limiti di tempo)
- Visitatori casuali: filtrare o delegare a colleghi e collaboratori, programmare e concentrare le visite (fissare appuntamenti e orari preferenziali), utilizzare tecniche per accorciare gli incontri (alzarsi in piedi, incontrarsi fuori dall’ufficio, prefissare un limite)
- Troppi impegni nello stesso momento: lasciare libera una parte della giornata per gestire eventuali imprevisti o emergenze, fare una pausa per ricaricarsi ed avere una visione “dall’alto”, distinguere ciò che è veramente importante aggiornando le priorità, delegare, rinviare, cancellare evitando di fare tutto e da soli
- Collaboratori troppo dipendenti: programmare riunioni informative periodiche per aggiornare sugli obiettivi da conseguire, coinvolgere per motivare (e non aspettare che le persone siano motivate per coinvolgerle), supportare lo sviluppo delle competenze attraverso la formazione, dare responsabilità e incoraggiare (controllando per incoraggiare e non per punire)
- Gestione dei cambiamenti tecnologici ed informatici: Pensare all’innovazione come ad un’opportunità, programmare gli aggiornamenti in tempi “protetti” (al di fuori dell’orario di lavoro), concentrare l’apprendimento in un momento preciso della giornata e non aspettare i ritagli di tempo
- Contesto burocratico con molti lavori scritti: standardizzare, semplificare e ridurre per evitare “l’ingolfamento”, delegare la sostanza e non la forma (non riscrivere documenti scritti da altri), terminare i lavori in una sola volta
- Informazioni carenti o eccessive: precisare i propri bisogni (per aiutare i trasmittenti a dirci esattamente ciò che ci occorre), esplicitare la propria insoddisfazione di fronte a informazioni non coerenti coi propri bisogni, utilizzare canali informativi diversi per evitare condizioni di “monopolio”
- Attese per ritardi: Rispettare per primi la puntualità (l’esempio è contagioso), fissare un tempo massimo di tolleranza (oltre al quale si inizia comunque la riunione), utilizzare i tempi d’attesa per l’organizzazione e l’autoformazione
- Persone non disponibili, responsabilità poco chiare: verificare la reale necessità di altre persone (o se è possibile farne a meno), esplorare alternative (interlocutori diversi, cambi di programma)
Dopo questa rassegna di minacce che continuamente attentano al nostro lavoro, viene naturale pensare a quanto il tempo sia prezioso, e che ogni singolo minuto vada ottimizzato e utilizzato al meglio.
Per fare questo possiamo appoggiarci a programmi e software che ci supportino nella programmazione e ottimizzazione delle attività.
InvoiceBuddy è uno di questi, un innovativo software di fatturazione elettronica con timesheet integrato che consente da un lato di segnare tutte le attività svolte per i clienti e dall’altro di riportarle direttamente in fattura con un solo click.
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COME SI FA A GESTIRE IL TEMPO IN MANIERA OTTIMALE?
Tutti lo sappiamo bene, sia nella vita privata che in quella lavorativa, le cose da fare sono e saranno sempre di più del tempo che abbiamo a disposizione per farle. E’ quindi necessario pianificare le proprie attività quotidiane in modo intelligente: definendo le priorità in base agli obiettivi e limitando i cosiddetti ”Furti di tempo”.
QUANTI CLICK SERVONO PER FARE UNA FATTURA?
Con l’avvento della fatturazione elettronica, professionisti e lavoratori autonomi sono ricorsi al supporto di sistemi e software online che consentissero di gestire più o meno agevolmente l’intero processo di fatturazione, dalla redazione all’invio della fattura allo SDI.
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