Tutti lo sappiamo bene, sia nella vita privata che in quella lavorativa, le cose da fare sono e saranno sempre di più del tempo che abbiamo a disposizione per farle.

E’ quindi necessario pianificare le proprie attività quotidiane in modo intelligente: definendo le priorità in base agli obiettivi e limitando i cosiddetti ”Furti di tempo”.

Come definire correttamente le priorità?

Se dovessimo definire le nostre priorità sulla base di criteri istintivi, allora daremmo la precedenza:

• A lavori chiesti da colleghi ed amici per l’amicizia che ci lega a loro
• A lavori lasciati in sospeso o che richiedono più tempo
• A quello che ci viene richiesto direttamente dal nostro capo
• A quelli più o meno graditi sulla base del nostro livello di determinazione.

E’intuitivo che questi criteri sono innanzitutto soggettivi, e quindi per loro natura non possono fungere da linea giuda per la corretta definizione delle priorità.

I criteri guida nella definizione delle priorità sono l’IMPORTANZA e l’URGENZA.

Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower:

Ogni quadrante individua un diverso ordine di priorità:

Primo quadrante: Compiti Urgenti e Importanti – DA FARE SUBITO!

Il primo quadrante racchiude i compiti sia urgenti che importanti. Sono quindi attività che richiedono la nostra immediata attenzione e sono anche finalizzate al raggiungimento dei nostri obiettivi.

In questo quadrante tipicamente rientrano tutte le questioni riguardanti crisi, problemi e scadenze: lavori per clienti importanti in scadenza, firma di accordi con partner commerciali, acquisizione di fattori produttivi strategici in esaurimento…

Secondo quadrante: Compiti Non Urgenti ma Importanti – DA PIANIFICARE

Nel secondo quadrante rientrano i compiti non urgenti ma importanti ai fini della realizzazione dei nostri obiettivi lavorativi.

Tipicamente nel secondo quadrante rientrano le attività di programmazione del lavoro che ci porterà a risparmiare tempo, come le attività di budgeting e strategie, l’analisi di dati statistici… (queste attività dovrebbero occupare mediamente il 20% del nostro tempo)

Terzo quadrante: Compiti Urgenti e Non Importanti – DA DELEGARE

Il terzo quadrante della matrice di Eisenhower contiene quei compiti urgenti ma non importanti. Si tratta quindi di quelle attività che richiedono la nostra immediata attenzione ma che non contribuiscono all’adempimento della nostra visione.

Tipicamente nel terzo quadrante rientrano tutte quelle attività che vanno fatte, ma che è possibile delegare, come per esempio pagare la bolletta della luce, pagare un f24, ordinare il toner esaurito della stampante…

Quarto quadrante: Compiti Non Urgenti e Non Importanti – DA ELIMINARE

Nel quarto e ultimo quadrante rientrano quelle attività che non sono né urgenti né importanti. Si tratta quindi di attività prevalentemente da limitare e/o eliminare: sono principalmente distrazioni.

Alcuni esempi: cercare nuovi gadget per clienti, ordinare documentazione obsoleta, acquistare complementi d’arredo per l’ufficio…

La corretta determinazione delle priorità è quindi la premessa fondamentale per un’ottimale pianificazione e distribuzione delle attività.

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