Quante volta capita di arrivare fine giornata senza aver completato nemmeno la metà delle attività che ci eravamo prefissati di fare, nonostante la minuziosa programmazione!

Come può essere successo? E’ stata colpa dei “ladri di tempo”, che hanno rubato il nostro tempo senza che ce ne rendessimo nemmeno conto.

Quello proteggersi dai ladri di tempo è forse uno degli esercizi più difficili da imparare. Il primo passo è riconoscerli, capire dove e chi ci ruba il tempo è fondamentale per ricominciare ad essere padroni del nostro tempo.

È chiaro che alcuni ladri di tempo vanno oltre il nostro controllo: non potremo mai sapere se per strada incontreremo traffico per un incidente. Gli imprevisti ci sono e non possono essere gestiti o organizzati, ma la maggior parte dei ladri può essere controllata.

COME SALVARSI DAI LADRI DI TEMPO IN UFFICIO

Partiamo con l’esaminare i ladri di tempo INTERNI, cioè quelli legati alle abitudini, ai limiti o incapacità della persona e ai vincoli soggettivi.

Di seguito elenchiamo quelli che per lo più attentano alla nostra giornata lavorativa, e a seguire degli utili consigli per tenerli sotto controllo.

• Tendenza a lavorare da soli e delegare poco: imporsi di non fare ciò che possono fare gli altri, tollerare modalità di lavoro diverse dalla propria, motivare i collaboratori e sviluppare le loro competenze, responsabilizzare e controllare i risultati (e non le attività svolte)
• Usare poco la pianificazione: dedicare più tempo a pianificare per risparmiarlo nella fase di attuazione, definire correttamente le priorità, ottimizzare il tempo (accorpare compiti simili, imporsi delle scadenze)
• Riunioni e colloqui inconcludenti: pianificare adeguatamente gli incontri (fissando già scopo, argomenti, durata, luogo…), esprimersi sinteticamente e chiedere agli altri di fare altrettanto, fare solo riunioni indispensabili limitando il numero di partecipanti e distribuendo i ruoli (chi coordina, chi scrive, chi controlla il tempo)
• Non riuscire a dire di no: tenere in mente che dire sempre di “sì” ci fa apparire deboli, evitare i “no” secchi rinviando la risposta o dando alternative, fornire spiegazioni chiare all’interlocutore facendo capire le nostre ragioni.
• Previsioni di tempo irrealistiche: verificare l’incidenza delle scadenze non rispettate (Quante volte succede? In quali occasioni? Per quali lavori?), considerarne gli effetti negativi sulla nostra immagine (le promesse non mantenute ci fanno passare per soggetti non di parola), analizzare le cause e rimuoverle progressivamente (meglio piccoli passi che cambiamenti drastici)
• Indecisioni e rinvii ripetuti: calcolare i rischi di decisioni e non decisioni (anche le non decisioni comportano rischi), non rimandare cose sgradevoli ma importanti (raramente diventano più gradevoli col passare del tempo), ciò che non è importante non va rinviato ma eliminato.
• Lavori lasciati incompiuti: tener conto degli effetti negativi delle interruzioni (spesso bisogna ricominciare dall’inizio), prima di cominciare un lavoro accertarsi che tutto ciò che serve sia disponibile, porsi delle scadenze realistiche e renderle note (affinchè rappresentino un vincolo per il rispetto dei tempi)
• Fretta, impazienza, urgenza: calcolare il tempo sprecato per correggere errori dovuti alla fretta, pianificare con maggiore anticipo per evitare sovraccarichi di lavoro all’ultimo minuto, accettare solo scadenze realistiche e non prendersi responsabilità per scadenze assurde.
• Trasferte che si potevano evitare: considerare alternative a viaggi e trasferte (telefonate, videoconferenze, mail), mandare un’altra persona, sfruttare eventuali tempi morti della trasferta per telefonate, programmazione, autoformazione…

Dopo questa rassegna di minacce che continuamente attentano al nostro lavoro, viene naturale pensare a quanto il tempo sia prezioso, e che ogni singolo minuto vada ottimizzato e utilizzato al meglio.

Per fare questo possiamo appoggiarci a programmi e software che ci supportino nella programmazione e ottimizzazione delle attività.

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