13 Dic Quanti click servono per fare una fattura?
Con l’avvento della fatturazione elettronica, professionisti e lavoratori autonomi sono ricorsi al supporto di sistemi e software online che consentissero di gestire più o meno agevolmente l’intero processo di fatturazione, dalla redazione all’invio della fattura allo SDI.
Il fatto di appoggiarsi ad un software di fatturazione online offre indubbiamente innumerevoli vantaggi, tra i quali:
- la rapidità nella redazione e invio della fattura (e quindi la velocità dell’incasso per la prestazione svolta)
- la riduzione delle mansioni di amministrazione
- il risparmio di denaro (niente più carta, buste, francobolli)
- la tracciabilità delle fatture
- la possibilità per il cliente di pagare subito online
- una collaborazione più fluida con il proprio commercialista.
Tutti i software di fatturazione garantiscono la semplicità di utilizzo. Questo è all’apparenza un fattore rilevante ma nella realtà lo è meno di quanto si pensi: utilizzando un software infatti entrano in gioco dei meccanismi di apprendimento grazie ai quali anche un software non molto semplice da utilizzare diventa tale semplicemente perché ci si è abituati ad usarlo.
Non è la semplicità quindi, o almeno non è solo la semplicità il fattore determinante nella scelta del software, ma lo è soprattutto la velocità con la quale il software ci consente di eseguire le attività e le operazioni giornaliere. Non ci si riferisce alla velocità con cui il server risponde ai comandi, ma alla quantità di click necessari per iniziare e concludere un processo, sia esso la generazione di una fattura, l’invio al cliente, l’invio di un sollecito, la registrazione di attività eseguite.
Quanti click sono necessari al software attualmente in uso in azienda per eseguire le operazioni desiderate? Questo è un parametro interessante per valutare l’efficienza in termini di usabilità di un software.
InvoiceBuddy è un software caratterizzato, oltre che da un’elevata semplicità di utilizzo, anche di una velocità molto elevata. Elaborare le fatture di vendita diventa estremamente veloce perché una volta inserito il nome del cliente a cui deve essere indirizzata la fattura, i click necessari per produrre la fattura sono solo 3. Non è una magia: la velocità deriva dal fatto che nei periodi precedenti l’utente ha già segnato giornalmente le attività svolte per ciascun cliente: per emettere la fattura è quindi sufficiente richiamare il cliente e selezionare le attività da fatturare.
Il beneficio è straordinario e duplice: un unico ambiente nel quale è possibile sia rilevare le attività eseguite, abbandonando agende, fogli excel, post-it e promemoria vari, sia portare le stesse attività in fatturazione, con estrema velocità. Un risparmio di tempo e di stress notevoli.
COME FUNZIONA INVOICE BUDDY:
La fase iniziale dell’utilizzo è la compilazione di un’anagrafica clienti completa con tutti i dati ( dati anagrafici, indirizzo mail, eventuali informazioni aggiuntive come regime fiscale o tipologia iva).
Il secondo passaggio è la registrazione della prestazione svolta, quantificata in termini di tempo (ore lavorate) o di valore in euro.
L’attività registrata viene infine richiamata, semplicemente con un click, al momento della fatturazione, in cui sarà possibile anche determinare la scadenza per il pagamento, le informazioni del servizio o prodotto, l’ aliquota iva applicata, la possibilità di pagamenti rateali.
In caso di servizi che si ripetono mensilmente, quindi per fatture identiche che si ripetono, si possono creare delle fatture ricorrenti che vengono generate automaticamente.
Una volta completata, la fattura viene direttamente trasmessa via mail allo SDI e al cliente.
Quando la fattura viene pagata dal cliente è possibile registrare il saldo, o uno o più acconti, nella sezione pagamenti; in caso di insoluti, invece, il sistema permette di gestire automaticamente le mail di sollecito.
Nella sezione report è possibile controllare il fatturato totale, i pagamenti in attesa, la redditività e i costi dell’impresa, la situazione dei crediti e dei debiti e altre statistiche importanti per monitorare l’andamento della propria attività.
Un esempio di come la fatturazione tramite software abbia apportato molti benefici è quello dell’ elettricista e della sua agenda: in origine, alla fine di ogni intervento, l’elettricista si segnava manualmente in agenda le ore lavorate e il materiale impiegato per conto del cliente.
Con InvoiceBuddy fa la stessa cosa, ma anzichè segnare le ore in agenda, registra le attività svolte praticamente in tempo quasi reale, sulla piattaforma. A fine mese, con un solo click, richiama le attività svolte per il cliente, le riporta quindi in fattura e la invia: in tutto 3 semplici click.
Questo significa portare ad efficienza un processo come quello della fatturazione: rilevare le attività durante il loro svolgimento e il passaggio direttamente in fattura!
Per tutti questi motivi InvoiceBuddy è particolarmente adatto per tutte le realtà che lavorano nel mondo dei servizi, consente infatti di registrare in tempo reale tutte le attività svolte.
InvoiceBuddy è il primo software di fatturazione online interamente dedicato al mondo delle attività di servizi: professionisti, consulenti, freelance, agenzie e gruppi di lavoro.
Grazie al modulo integrato di registrazione delle attività è possibile registrare le attività svolte a consuntivo per il cliente, le ore impiegate o gli importi forfettari concordati. Con una procedura immediata possono essere riportate in fatturazione ed è possibile generare la fattura in pochi istanti, senza più perdere attività lavorate e da rendicontare.
COME INCREMENTARE IL FATTURATO OPERANDO SUL FATTURATO “LATENTE”
Tra le varie strategie volte ad aumentare il fatturato di un’azienda di servizi è frequente sentir parlare di fidelizzazione del cliente, tecniche di cross-selling e up-selling, tattiche per aumentare la base clienti, funnelling e via discorrendo. Ognuna di queste strategie è valida ed è doveroso per chi ha la responsabilità della direzione commerciale valutarle attentamente.
COME SAPERE SE IL PREVENTIVO E’ REMUNERATIVO
Per presentare un preventivo ad un cliente per un servizio, che sia la gestione annuale della contabilità, la realizzazione di un sito web, una procedura legale, la sostituzione della caldaia o un qualsiasi intervento di manutenzione, è necessario conoscere i costi legati alla sua erogazione.
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